Heb je een groot project aangenomen of wil je strategische wijzigingen doorvoeren binnen je bedrijf? Dan komen er waarschijnlijk meerdere vergaderingen aan te pas. In plaats van telkens kort te vergaderen kun je ook voor een meerdaagse vergadering kiezen. Je kunt hier het beste een externe locatie voor kiezen, eventueel inclusief overnachting. Benieuwd wat hier de voordelen van zijn? In dit artikel zetten we de grootste voor je op een rijtje.
Meer tijd om de diepte in te gaan
Korte vergaderingen verlopen vaak gehaast. Dit komt vaak doordat deelnemers tussendoor telefoontjes krijgen, collega’s vragen komen stellen of er andere afspraken gepland staan. Hierdoor is er meestal geen ruimte om onderwerpen echt uit te diepen. Bij meerdaagse vergaderingen is dit wel het geval. Doordat je twee (of meer) dagen achter elkaar vergadert, is er voldoende tijd om elk agendapunt te behandelen. Het blijft niet bij bespreken, maar ieder thema kan uitgediept worden.
Verhoogde concentratie
Wie een meerdaagse vergadering wil houden, kan deze beter niet op kantoor plaats laten vinden. Hier ben je namelijk veel minder geconcentreerd dan op een externe locatie. Er zijn collega’s die je afleiden en je hebt geen andere taken die je die dag nog moet afronden. Een nieuwe omgeving zorgt bovendien voor frisse energie. Dit levert vaak andere inzichten op dan wanneer je een meerdaagse vergadering ‘gewoon’ op kantoor houdt.
Hechter team
Een meerdaagse vergadering klinkt nogal heftig. Toch is dat het niet, want je vergadert geen hele dagen. Tussen de bedrijven door is er vaak tijd voor ontspaning. Zo kun je bijvoorbeeld gezellig met alle deelnemers een hapje gaan eten. Kies je voor een meerdaagse vergadering met overnachting? Dan kun je ook teamactiviteiten organiseren. Dit zorgt ervoor dat het team nog hechter wordt. Daarnaast leidt zo’n activiteit af van het vergaderen. Hierdoor kan iedereen er de volgende dag weer met frisse zin tegenaan.
Minder stressvo
Hierboven noemden we al dat je geen uren achtereen vergadert bij een meerdaagse vergadering. De dag wordt vaak in blokken ingedeeld. Door voldoende pauzes in te plannen, gun je iedereen de kans om zich weer even op te laden. Boek je een vergaderarrangement met overnachting? Dan kunnen deelnemers tussendoor zelfs even naar hun kamer om bij te komen. Ontspanning komt het vergaderen vaak ten goede, want het zorgt ervoor dat mensen opener en positiever worden. Daarnaast komt een goede balans tussen werk en rust de efficiëntie van een vergadering ten goede.
Stimuleert creativiteit
Vergaderen op kantoor is makkelijk, maar je bereikt er niet altijd het gewenste resultaat mee. In een vertrouwde omgeving wordt creatief denken namelijk niet bepaald gestimuleerd. Vergader je op een locatie middenin een ‘nieuwe’ stad of in de natuur? Dan is dit vaak wel het geval. Nieuwe locaties vormen een inspiratiebron, waardoor er allerlei nieuwe ideeën op tafel kunnen komen. Mensen gaan namelijk anders denken als ze op een andere manier vergaderen dan gebruikelijk. Kijk er hierdoor niet raar van op als er ineens een oplossing gevonden wordt voor een probleem waar je al lange tijd mee worstelt.
bezoek voor meer geweldige artikelen: blognews.nl
