Een schoenendoos vol met tankbonnen op de bijrijdersstoel, verkreukelde kassabonnen van de wasstraat in de deurvakken en losse parkeerkaartjes op het dashboard. Iedere ondernemer die regelmatig op pad is voor zijn werk kent deze rompslomp. Wat maandag begint als een klein papieren bonnetje, groeit aan het einde van het kwartaal uit tot een tijdrovende puzzel. Toch is handmatige bonnetjes administratie voor veel zzp’ers en mkb’ers nog steeds aan de orde van de dag.
Waarom losse bonnetjes meer kosten dan je denkt
Het handmatig verwerken van een tankbon lijkt op het eerste gezicht onschuldig. Je scant de bon, voert het bedrag in en bewaart het papieren bewijs. Reken je deze handelingen echter over een heel jaar, dan kost het verrassend veel tijd en geld. Administratiekantoren en boekhouders rekenen gemiddeld € 1,50 voor het handmatig verwerken van één enkele bon. Bij declaraties ligt dat bedrag gemiddeld op € 7,50 per declaratie. Voor een ondernemer die wekelijks tankt, wast of parkeert, betekent dit dat er maandelijks geld weglekt aan processen die prima geautomatiseerd kunnen worden.
Daarnaast is er een praktisch risico: bonnetjes raken kwijt of worden door warmte onleesbaar in het dashboardkastje. Bij een controle door de Belastingdienst moet je een sluitende administratie kunnen tonen. Als fiscus conforme onderbouwingen ontbreken, loop je het risico dat je de btw niet mag aftrekken of zelfs een naheffing krijgt.
Eén verzamelfactuur voor al je mobiliteitskosten
Steeds meer ondernemers stappen daarom over op een digitale oplossing waarmee alle zakelijke ritten en gerelateerde autokosten automatisch worden geregistreerd. In plaats van losse bewijsstukken te verzamelen, komen al je transacties samen op één heldere maandfactuur. Deze fiscusproof factuur voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst, waardoor je btw-teruggave gegarandeerd goed verloopt.
Dat scheelt direct tijd bij de kwartaalaangifte. Je boekhouder of accountant hoeft niet langer stapels papier door te spitten, maar kan de maandelijkse verzamelfactuur rechtstreeks verwerken in de boekhouding. Voor ondernemers die op zoek zijn naar een geschikte tankpas ZZP biedt dit een directe uitkomst. Binnen de standaard maandbijdrage van € 10,95 vallen niet alleen brandstof beurten, maar ook kosten voor autowassen, mobiel parkeren, elektrisch laden en zelfs autovloeistoffen zoals ruitensproeier- en motorolie. Transactiekosten per tank- of parkeer beurt worden daarbij niet in rekening gebracht.
Landelijke dekking en handige functies onderweg
Een zakelijke pas is pas nuttig als je er overal mee terecht kunt. Met een dekking van 99,9% bij tankstations in Nederland hoef je nooit om te rijden voor een specifieke merk pomp. Of je nu in de Randstad onderweg bent naar een klant of aan het werk bent in een buitengebied, je kunt vrijwel overal afrekenen.
Via de bijbehorende mobiele applicatie zoek je snel een voordelig tankstation of een carwash in de buurt. Ook start en stop je via de app gemakkelijk een parkeersessie op straat, zonder dat je losse parkeerapps met eigen creditcard koppelingen nodig hebt. Alles wat je onderweg aanschaft, belandt automatisch op die ene verzamelfactuur.
Ook de grens over zonder administratief gedoe
Ga je voor werk regelmatig de grens over richting België, Duitsland of de rest van Europa? Dan wil je onderweg geen tijd verliezen aan het uitzoeken van buitenlandse wisselkoersen of afwijkende btw-regels. Met de optionele uitbreiding Europa-tanken, voor € 1,95 extra per maand, reken je af bij meer dan 70.000 Europese tankstations. Ook tolwegen, bruggen en tunnels betaal je direct met dezelfde pas. Al deze internationale uitgaven verschijnen netjes gespecificeerd op je maandelijkse overzicht.
Overzicht en regie in een digitaal dashboard
Naast het schrappen van handmatig papierwerk zorgt een zakelijke pas voor beter inzicht in de totale voertuigkosten. In een online dashboard zie je precies wat de uitgaven per periode zijn en download je facturen zodra de boekhouding daarom vraagt. Ook het aanpassen van bedrijfsgegevens of het toevoegen van extra passen voor medewerkers regel je digitaal binnen enkele minuten.
Het aanvragen van een zakelijke paskaart is snel geregeld. Je vult online je bedrijfsgegevens in, geeft aan hoeveel voertuigen je gebruikt en maakt jouw account bij MKB Brandstof aan. Vervolgens wordt de pas thuisgestuurd en kun je direct georganiseerd de weg op.
bezoek voor meer geweldige artikelen: blognews.nl
